Hoe gebruik ik deze checklist?

Kies je type evenement, vink af wat je al hebt geregeld en voeg eigen items toe. Je voortgang wordt automatisch in je browser opgeslagen, zodat je later kunt verder werken. Print de checklist als PDF of stuur ‘m als boodschappenlijst naar Festum.

Worden mijn ingevulde gegevens opgeslagen?

Alles wordt lokaal in je eigen browser bewaard (localStorage). Wij zien niets, tenzij je expliciet de checklist naar ons mailt of een offerte aanvraagt.

Kan ik items toevoegen die niet op de lijst staan?

Ja. Onderaan elke categorie kun je je eigen items toevoegen. Die blijven net zo goed opgeslagen en komen mee in de PDF.

Hoeveel weken van tevoren begin ik met plannen?

Voor een grotere bruiloft of bedrijfsfeest reken op 6 tot 12 maanden voorbereiding. Voor een borrel of kleinere verjaardag is 4 tot 8 weken meestal voldoende.

Kan ik de items direct via Festum laten leveren?

Veel items op deze lijst (tenten, meubilair, dranken, glaswerk, licht & geluid) huur je rechtstreeks bij ons. Klik op de “huren bij Festum”-link naast een item, of stuur je hele checklist door als offerteaanvraag.

Wat als ik twijfel over de juiste aantallen?

Bel of WhatsApp ons via (073) 785 52 26. We helpen je graag met inschattingen op basis van gasten-aantal, type evenement en weersverwachting.

Gratis tool · geen account nodigSlaat automatisch op

De ultieme checklist voor je evenement

Van tent tot tap, van glaswerk tot draaiboek. Vink af wat je geregeld hebt, voeg eigen items toe en stuur je checklist als PDF naar jezelf.

Stap 1

Wat voor evenement organiseer je?

Stap 2 - Optioneel

Naam evenementDatum (van)Datum (t/m)Aantal gastenLocatie

Datum gekozen
Bij voorkeur met een backup-datum
Start- en eindtijd bepaald
Definitieve gastenlijst opgesteld
Thema of stijl gekozen
Budget vastgesteld
Houd 10% reserve aan voor onverwachte kosten
Tijdsplanning / draaiboek gemaakt
Uitnodigingen verstuurd
RSVP / aanmeldingen bijgehouden
Dieetwensen en allergieën geïnventariseerd
Plan B bij slecht weer
Vooral belangrijk bij outdoor events

Locatie geboekt of vastgelegd
Huishoudelijk reglement locatie doorgenomen
Eindtijd / geluidsnormen afgestemd met locatie
Buren geïnformeerd
Parkeergelegenheid geregeld
Bewegwijzering / routebeschrijving voor gasten
Evenementenverzekering afgesloten
Beschermt tegen aansprakelijkheid en schade

Tentmaat bepaald
Reken op 1,5 m² per staande gast, 2,5 m² zittend
Partytent gereserveerd
Stretchtent of sailcloth tent
Voor een stijlvolle uitstraling
Tentvloer of dansvloer
Wandelementen / ramen geregeld
Heaters of tentverwarming
Onmisbaar bij events in lente / herfst / winter
Ventilatoren of mobiele airco
Bij zomer-events boven 25°C
Parasols of zonweringen

Ronde tafels
Standaard 6, 8 of 10 personen
Lange tafels
Statafels
Ideaal voor borrels en netwerk-events
Stoelen voor alle gasten
Loungeset / chill-hoek
Kinderstoelen / kindertafels
Garderobe / kapstokken geregeld
Tafellinnen / kleden
Servetten geregeld

Bar gereserveerd
Tapinstallatie + fusten
Koelkasten of koelcontainers
IJsblokjes en ijsemmers
Wijn (rood, wit, rosé)
Bier (fust of fles)
Frisdrank en water
Koffie- en theevoorziening
Sterke drank / cocktails
Welkomstdrankje gekozen
Bartender / barpersoneel geregeld

Wijnglazen (rood + wit)
Reken op 2 per gast per uur
Bierglazen / vaasjes
Long drink / frisglazen
Champagne / prosecco glazen
Koffie- en theekopjes
Borden (voor, hoofd, dessert)
Bestek
Schalen, kannen en karaffen

Cateringstijl gekozen
Buffet, walking dinner, BBQ, food trucks of uitgeserveerd
Borrelhapjes geregeld
Hoofdgerecht / hoofdmenu
Dessert of bruidstaart
BBQ inclusief grillmeester
Vegetarische / veganistische opties
Allergie-vriendelijke alternatieven
Koeling, buffetwarmers, chafing dishes
Serveerwagens / bain-marie
Bedieningspersoneel geboekt

Geluidsinstallatie geregeld
Microfoon voor speeches
Liefst 2: één vast en één draadloos
DJ of band geboekt
DJ-set met booth
Podium
Sfeerverlichting in de tent
Lampjes en op-de-grond verlichting
Dansvloer-belichting / moving heads
Lichtmasten parkeerterrein
Bij events tot 's nachts
Display of projectiescherm

Bloemstukken / boeketten
Tafelaankleding (loper, kandelaars)
Hangdecoratie / slingers
Menukaarten / naamkaartjes
Fotobooth of polaroid-station
Gastenboek
Bedankjes / give-aways
Spelactiviteit / entertainment
Fotograaf of videograaf

Stroomvraag berekend
Vraag dit altijd na bij apparatuurverhuurders
Aggregaat geregeld
Bij locaties zonder voldoende vermogen
Stroomverdelers / verlengkabels
Toiletwagen geboekt
Reken op 1 toilet per 50 gasten
Bezorging en ophalen ingepland
Opbouw- en afbouwteam geregeld
Afvalcontainers / vuilnis afvoer
Taxi / busje voor gasten

Schoonmaak / afbreekploeg geregeld
Gehuurde spullen verzameld voor retour
Restjes eten en drank weggebracht / opgehaald
Verloren-en-gevonden hoekje opgeruimd
Bedankjes verstuurd naar gasten en leveranciers
Evaluatie / wat ging goed, wat kan beter
Foto-album gedeeld met gasten

Stuur de checklist op

Ontvang je ingevulde checklist als PDF in je mailbox. Handig om af te vinken en te delen met je team.

Je naamJe e-mailadres

Klaar?

Laat Festum de rest regelen

Stuur je checklist door en wij maken er een offerte van met de juiste aantallen voor je evenement. Bellen of WhatsAppen kan ook altijd.

Offerte aanvragen

De ultieme checklist voor je evenement

Wat voor evenement organiseer je?

Basis & Planning

Locatie

Tent & Overkapping

Tafels, Stoelen & Lounge

Bar & Dranken

Glaswerk & Servies

Catering & Keuken

Licht & Geluid

Decoratie & Aankleding

Logistiek & Stroom

Na afloop

Stuur de checklist op

Laat Festum de rest regelen

Offertelijst